SharePointのアクセス許可レベルとグループ設定｜初心者向け解説

SharePointOnline（SPO）のアクセス許可の管理を任されたよ。
でもどうやって管理したらいいのかよくわからない・・・💦

大丈夫、操作はとてもシンプルだにゃ。
でも異動などなども考えると、アクセス許可の管理はけっこう大事。
ポイントをおさえておこう～～

アクセス許可（アクセス権）とは
アクセス許可の種類
アクセス許可ごとにできること
アクセス許可の付与・削除方法

アクセス許可（アクセス権）とは

SharePointのアクセス許可とは、ユーザー/グループが SharePoint サイト、リスト、ライブラリ、フォルダ、アイテムなどのコンテンツに対してできることを制御（管理）するためのもの。
アクセス許可の付与は、以下のグループに対して行えます。

サイトの用途と利用するユーザー（社内全体向けのポータルなのか、プロジェクトごとのプラットフォームなのか、外部ユーザーも使うのか etc）に合わせて設定します。

グループ名	概要	作成方法
SharePointグループ	SharePointサイト内でのみ使用できるグループ。特定のドキュメントやライブラリへのアクセス管理に向いている。	サイトの管理者（サイト所有者またはサイトコレクション管理者）がSharePointサイトから作成する。
Microsoft365グループ	Microsoft 365全体で使える汎用的なグループ。メール、ファイル共有、予定表などと連携できる。	Teamsのチームを作成すると自動生成される。または、管理者がMicrosoft 365管理センターから作成する。
セキュリティグループ	アクセス権限の管理に使用されるグループ。	管理者がMicrosoft 365管理センターやEntra IDから作成する。
メールが有効なセキュリティグループ	アクセス権限の管理に加えて、メールの利用も可能。	管理者がMicrosoft 365管理センターやEntra IDから作成する。
共有メールボックス	複数名で共有できるメールボックス。	管理者がMicrosoft 365管理センターやExchange管理センターから作成する。

バイネーム（ユーザー１人ずつ）でもアクセス許可を付与できますが、長期的にみると手間がかかるのでおすすめしません・・・。
たとえば退職者がいた場合、Entra IDからユーザーを消してもSharePoint上には残るので、手動での確認が必要です。
一方で、グループの方からは連動して削除されます。なので自ずとSharePointへのアクセス許可も解除されます。
ユーザーの棚卸や異動などなど…サイトのメンテナンスを考慮すると、グループに対してアクセス許可を付与する方が管理が煩雑にならずおすすめです。

アクセス許可の種類

アクセス許可（権限）の一覧は以下のとおり。
扱う情報の機密度やセキュリティ面に気を付けながら、最適な権限は何かを決めていきます。

アクセス許可レベル	主な機能	何をする人か
フルコントロール（所有者）	サイトの全設定変更、他ユーザーの権限編集が可能	権限を含め、サイト全体の管理をする人
デザイン	コンテンツの表示・追加・更新・削除・承認・カスタマイズが可能	サイトの見た目や構造を担当する人
編集（メンバー）	リストの追加・編集・削除が可能。リストアイテムやドキュメントの表示・追加・更新・削除が可能	サイトにコンテンツを配置し管理する人
投稿	リストアイテムやドキュメントの表示・追加・更新・削除が可能	サイト内にあるコンテンツにデータや情報を追加する人
閲覧	ページやリストアイテムの表示、ドキュメントのダウンロードが可能	サイト内にある資料を見るだけの人
制限付きアクセス	特定のアイテムのみにアクセス可能	特定のアイテムを見るだけの人

アクセス許可ごとにできること

各権限ごとにできることは表のとおり。
フルコンが最も強い権限で、次いでデザイン、編集…と続きます。
例えば社内向けポータルの場合…
全社員が所属するグループに閲覧権限を付与し、サイト運営を管理する部門のグループにフルコンを付与する　といったように使い分けます。

	フルコントロール(所有者)	デザイン	編集 (メンバー)	投稿	閲覧	制限付きアクセス
権限付与・解除	○
サイトの作成	○
グループの作成	○
ページの追加・編集	○	○
リストの追加・編集	○	○	○
リスト・ドキュメントの作成・編集	○	○	○	○
ドキュメントのダウンロード	○	○	○	○	○
リスト・ドキュメントの表示	○	○	○	○	○	○